Excel предоставляет достаточно много встроенных числовых форматов, однако возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет. В таком случае попробуйте создать собственный (пользовательский) числовой формат. Для этого, находясь в ячейке, кликните правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выберите Формат ячеек . Откроется диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1). Перейдите на вкладку Число . Окно Формат ячеек также можно вызвать, нажав сочетание Ctrl+1 или с помощью ленты (меню Главная ), щелкнув на стрелке в правом нижнем углу группы Число (рис. 2).

Рис. 1. Окно Формат ячеек

Скачать заметку в формате или , скачать примеры в формате

Рис. 2. Вызов окна Формат ячеек с помощью ленты

Некоторые пользователи Excel стараются обходиться без создания собственных числовых форматов, так как считают этот процесс слишком трудоемким. На самом деле сложность пользовательских числовых форматов сильно преувеличена.

Для создания числового формата нужно указать серию кодов как строку числового формата. Чтобы создать пользовательский числовой формат, выполните всего три действия:

1. Нажмите Ctrl+1, чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек .
2. Щелкните на вкладке Число и выберите на ней категорию (все форматы) .
3. Введите ваш собственный формат в поле Тип .

Вот здесь и возникают некоторые сложности, поскольку требуют от вас знания кодировки форматов в Excel. Но… Во-первых, эту кодировку несложно освоить по аналогии. Для этого, просто посмотрите, как кодируются стандартные форматы. Во-вторых, синтаксис кодов не так уж и сложен, что я надеюсь показать вам в настоящей заметке. И, наконец, освоив кодировку, вы почувствуете, что перешли на новую ступень владения Excel!

Разделы кода формата

Числовые форматы могут иметь до четырех разделов кода, разделенных точкой с запятой. Эти разделы определяют формат положительных, отрицательных, нулевых значений и текста. Причем, именно в таком порядке. Почему пользователи редко замечают столь сложную структуру формата? Дело в том, что большинство стандартных форматов содержат только один раздел – для отображения любого содержания. Это означает, что отрицательные числа или текст будут отражаться в том же формате, что и положительные числа. Например, если вы введете в разные ячейки положительное, отрицательное число, ноль и текст, то Excel применит формат по умолчанию – Общий (рис. 3).

Рис. 3. Формат Общий

Тем не менее, не все стандартные форматы имеют один раздел. Например, выбрав формат числовой и четвертый тип (нижний), вы «покрасите» отрицательные числа в красный цвет (рис. 4).

Рис. 4. Формат Числовой , тип четвертый: отрицательные числа – красным цветом

Чтобы увидеть, как Excel кодирует тот или иной стандартный формат, сначала выберите этот формат (например, как на рис. 4), а затем кликните на (все форматы) . В области Тип , вы увидите, что формат содержит два раздела, разделенные точкой с запятой (рис. 5). Не пугайтесь, что большинство символов кода вам пока не понятны. Вскоре вы узнаете, что они обозначают. Сейчас же обратите внимание только на то, что формат содержит два раздела:

2) [Красный]-# ##0,00\ ˽

Первый – для положительных чисел, второй – для отрицательных. Символом ˽ я обозначаю пробел.

Ну что ж, пришло время создать ваш первый пользовательский формат. Допустим вы хотите отображать числа в формате Счет № 56-789 (рис. 6). Обращаю ваше внимание, что это именно формат отображения числа. Например, в ячейке А1 хранится число 56789. Я ввел несколько значений в ячейки А1:А4 и аналогичные в ячейки В1:В4. Ячейки А1:А4 оставлю нетронутыми (для сравнения), а В1:В4 отформатирую. Формат содержит четыре раздела: " Счет № " 00-000; " не может быть отрицательным " ; " не может быть нулем " ; " не вводите дефис " . Таким образом, при введении в ячейку положительного числа появится запись типа Счет № 23-456 , при вводе отрицательного числа, нуля или текста (а значение 56-792 для Excel является тектом), появится запись, указывающая на ошибку ввода.

Задавать все разделы кода для пользовательского числового формата необязательно. Если указано только два раздела, первый используется для положительных чисел и нулей, а второй - для отрицательных чисел. Если задан только один раздел, он применяется для всех чисел. Если какой-то раздел кода нужно пропустить, но включить раздел, который следует за ним, необходимо оставить точку с запятой для пропускаемого раздела. Например, формат
# ##0;;; " введите число " будет отображать только положительные числа (для отрицательных чисел и нуля ячейка будет выглядеть как пустая), а если ввести в ячейку текст, то отобразится запись введите число .

Текстовый раздел всегда должен быть последним разделом числового формата. Чтобы вводимый в ячейку текст отображался на экране, в соответствующее место текстового раздела следует поместить знак @. Если текстовый раздел не содержит знака @, вводимый в ячейку текст на экране отображаться не будет. Чтобы вводимый текст дополнялся определенными символами, заключите эти символы в двойные кавычки (" "), например, " валовой доход за " @. Если в формате нет текстового раздела (например, используется формат Общий ), то формат никак не влияет на нечисловые значения, вводимые в ячейку. Т.е., текст отобразится так, как введен. Кроме того, вся ячейка преобразуется в текст, т.е., выравнивается по левому краю. Изучите рис. 7; также рекомендую открыть соответствующий лист Excel-файла.

Последний пример может вызвать затруднение, но, обратите внимание, что в коде формата (ячейка В4) отсутствует символ @, который определяет место, где должен отразиться введенный в ячейку текст. Т.е. содержимое ячейки С4 будет оставаться постоянным, какой бы текст не был введен в ячейку А4.

Основные коды отображения чисел

#	Основной символ для отображения числа. Показывает только значащие цифры, и не отображает незначащие нули, по обе стороны разделителя.
0 (ноль)	Подобен символу #, но отображает незначащие нули по обе стороны разделителя, если в числе меньше цифр, чем нулей в формате.
?	Аналогичен нулю, но отображает пробелы для незначащих нулей по обе стороны от разделителя. В моноширинном шрифте выравнивает числа относительно разделителя. Используется также в дробях с переменным количеством знаков.
, (запятая)	Задает отображение десятичного разделителя для русского Excel (для английского Excel используется точка).
˽(пробел)	Между числовыми знаками (#, 0 или?) задает разделение на группы разрядов (тысячи). Если используется после всех числовых знаков, то каждый пробел эквивалентен делению на тысячу.

Примечание . Символ # является джокерным для числа, т.е., говорит о месте отображения чисел, введенных в ячейку. Аналогично символ @ является джокерным для текста, т.е., говорит о месте отображения текста, введенного в ячейку.

Для лучшего понимания рассмотрите примеры (рис. 8). Учтите, что когда вы вводите код формата, в соответствии с указаниями на рисунке, то он отражается именно в таком виде. Если же введенному коду формата соответствует какой-то стандартный формат, то при следующем просмотре формата (при открытии окна Формат ячеек ) Excel покажет, что в ячейке именно этот стандартный формат. Чтобы опять перейти к редактированию кода формата, выберите в окне строку (все форматы) .

Если в дробной части числа больше цифр, чем заполнителей в формате, число округляется до количества разрядов, равного количеству заполнителей. Если в целой части числа больше цифр, чем заполнителей в формате, отображаются дополнительные цифры. Если формат содержит слева от запятой только знаки номера # или?, то числа, меньшие 1, будут начинаться с запятой.

Включение текстовых элементов в код формата

Чтобы в ячейке отображался текст и числа, заключите текстовые знаки в двойные кавычки (" ") или поставьте перед отдельным символом обратную косую черту \. Добавьте знаки в нужный раздел кода формата. Например, введите формат " Избыток " 0,00р.; " Недостаток " -0,00р., чтобы положительные значения отображались в формате " Избыток 125,74р. " , а отрицательные - в формате " Недостаток -125,74р. " . Обратите внимание, что после слов " Избыток " и " Недостаток " в соответствующих разделах кода есть пробел. Знаки, приведенные на рис. 9, не требуют кавычек.

Рис. 9. Знаки, которые можно вводить в код формата без кавычек

Использование знаков из таблицы 9 в коде формата не следует путать с их использованием в ячейке в качестве элемента формулы. В качестве части кода формата эти знаки просто отображаются. На рис. 10 видно, что в ячейку введено значение 25. Всё остальное – это лишь формат отображения.

Помимо знака доллара, Excel позволяет вводить без кавычек и несколько других значков валют. Их можно ввести, как до, так и после числа. Чтобы включить в числовой формат одно из указанных ниже обозначений денежных единиц, нажмите клавишу NUM LOCK и введите с цифровой клавиатуры код ANSI соответствующего символа.

Чтобы ввести в код формата один символ, используйте перед ним знак обратной косой черты \. Более того, поскольку кавычки " говорят Excel’ю о начале ввода текста, чтобы отразить в коде формата символ кавычек, предварите их знаком косой черты \ " .

Задание цвета

Задать цвет для раздела формата можно одним из двух способов:

• введите название одного из указанных ниже восьми цветов в квадратных скобках: [Черный], [Белый], [Красный], [Зеленый], [Голубой], [Желтый], [Фиолетовый], [Синий];
• введите [ЦВЕТn], где n – число от 1 до 56 и соответствует одному из цветов в палитре; первые восемь цветов соответствуют перечню из предыдущего пункта (в указанном порядке); с остальными цветами палитры можно познакомиться, например, .

Код цвета должен быть первым элементом в разделе. Пример использования цвета будет приведен ниже.

Использование в формате проверочных условий

Если формат должен быть применен только в том случае, когда число отвечает определенным условиям, укажите условие в квадратных скобках [условное значение] . Условие состоит из оператора сравнения и значения (рис. 12). В первом случае формат проверяет попадает ли значение в диапазон от 0 до 1, и выводит значение в процентах; в противном случае выводится текст о недопустимом значении. Во втором случае числа не более 100 отображаются красным цветом, а более - синим. Любопытно, что третье условие мне ввести не удалось. Возможно, Excel поддерживает не более двух условий в одном формате.

Некоторые дополнительные возможности форматирования

Иногда возникает потребность выровнять числа в ячейках. Чтобы создать пробел с шириной, равной ширине символа в числовом формате, добавьте соответствующий знак, предваренный знаком подчеркивания _. Например, если за знаком подчеркивания следует правая круглая скобка _), положительные числа будут расположены в одну колонку с отрицательными, заключенными в скобки (рис. 13).

Для заполнения всей ширины ячейки определенным знаком добавьте перед ним звездочку * в числовом формате. Например, для заполнения стрелками пустой области ячейки справа от числа следует указать #*→, для добавления перед числом знаков подчеркивания *­_# (рис. 14).

Иногда требуется отразить раздельно рубли и копейки (доллары и центы и т.п.). Методы форматирования позволяют несколько раз обратиться к одному и тому же числу, хранящемуся в ячейке, последовательно выводя его части, например:

Выше (см. рис. 8) мы показали, что пробел после кода числа эквивалентен делению на тысячу. Только что рассмотренный прием разделения на рубли и копейки может быть использован для масштабирования числа в сотнях. Это полезно для таких мер, как центнер, а также для перевода сантиметров в метры (рис. 16). Любопытно, что в Excel есть недокументированная особенность, которая позволяет без кавычек вводить довольно много текста (хотя некоторые буквы, как русского, так и английского алфавита всё же не проходят). На рис. 16 я привел два таких примера.

Рис. 16. Приемы масштабирования чисел и не только

Помните , что пользовательские форматы сохраняются вместе с книгой. При открытии новой книги вам придется создавать пользовательские форматы заново. Можно упростить задачу, если скопировать из старой книги и вставить в новую «правильно» отформатированную ячейку.

Важно! Работая над созданием собственного числового формата, не забудьте о поле Образец (см., например, рис. 6). В этом поле вы видите значение активной ячейки, зависящее от строки формата, записанной в поле Тип . Обязательно тестируйте ваши пользовательские числовые форматы на примере следующих данных: положительное значение, отрицательное значение, нулевое значение, текст. Часто создать собственный числовой формат с первой попытки не удается. Всякий раз при редактировании строки формата она добавляется в список (рис. 17). Когда вы наконец сделаете строку, которая соответствует всем вашим требованиям, откройте диалоговое окно Формат ячеек , выделите и удалите результаты предыдущих неудачных попыток.

Коды формата даты и времени

Для отображения чисел в формате даты (с указанием числа, месяца и года) используются коды, указанные ниже.

Для отображения значений в формате времени (с указанием часов, минут и секунд) используются коды, указанные на рис. 19. Комментарии приведены на рис. 20. Обратите внимание, что для отображения значений, превышающих 24 для часов и 60 для минут и секунд, следует использовать коды в прямоугольных скобках, например, [ч]. Использование стандартного формата – ч – при переходе через 24 часа приведет к смене даты, но значение часов всегда будет оставаться в диапазоне 0–23.

Рис. 20. Комментарии к использованию кодов для форматирования времени (обратите внимание, что первая строка таблицы не является заголовком; это просто неточность Microsoft при оформлении таблицы:))

Завершаем обзор примерами использования пользовательских форматов даты и времени (рис. 21).

3. Щелкая правой кнопкой мыши на каждой ячейке с введенными числами столбца Формат, откройте диалоговое окно Формат ячеек и просмотрите форматы чисел. Они должны соответствовать введенным форматам.

4. Выделите диапазон ячеек с введенными числами столбца Формат.

5. Откройте диалоговое окно Формат ячеек, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенном диапазоне.

6. В диалоговом окне установите формат Общий и щелкните на кнопке ОК.

Обратите внимание! При переходе к формату Общий произошли следующие преобразования:

· процентное число 99% отображается в виде 0,99;

· число в формате Дата пересчитывается на числовое значение, указывающее количество дней между базовой датой и введенной датой (37134);

· дробь преобразуется в десятичное число.

7. Не снимая выделение диапазона, для всех чисел установите формат Числовой.

Обратите внимание! При переходе к формату Числовой все числа по умолчанию указываются с двумя десятичными знаками после запятой.

8. Аналогично для всех чисел установите формат Денежный и просмотрите, как отображаются числа в этом формате.

9. Установите формат Дата и в области Тип: выделите образец, соответствующий типу ДД.ММ.ГГ. Просмотрите, как отображаются числа в этом формате.

10. Установите формат Дробный и просмотрите, как отображаются числа в этом формате.

11. Для каждой ячейки восстановите исходные форматы.

12. В столбце Текст выделите свободную ячейку B7.

13. С помощью диалогового окна Формат ячеек установите в ячейке B7 формат Текстовый.

14. Введите в ячейку B7 число 96.

Обратите внимание! Если в ячейке установлен формат Текстовый, то вводимое число интерпретируется как текст и выравнивается по левому краю.

Копирование формата

Для копирования формата в другие ячейки используется кнопка Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.

Задание

1. Добавьте в рабочей таблице Листа1 справа от заголовка Формат еще один заголовок Формат по образцу (ячейка G4).

2. Дважды щелкните на правой границе заголовка столбца G, чтобы увеличить ширину столбца по длине заголовка Формат по образцу.

3. В столбце Формат выделите число 99%.

4. Щелкните на кнопке Формат по образцу на панели инструментов Стандартная.

5. Протащите указатель «c кисточкой» по двум первым свободным ячейкам столбца Формат по образцу (ячейки G5 и G6).

6. Введите в ячейки G5 и G6 числа 45 и 17. Числа отобразятся в процентном формате: 45% и 17%.

7. В столбце Дата выделите ячейку с датой.

8. Щелкните на кнопке Формат по образцу на Стандартной панели инструментов и скопируйте формат Дата в две следующие свободные ячейки столбца Формат по образцу (ячейки G7 и G8).

9. Введите в ячейки G7 и G8 числа 5 и 500. Числа отобразятся в виде дат: 05.01.00 и 14.05.01.

Отмена формата

Для отмены форматов и возврата к формату Общий, принятому по умолчанию, используется команда:

Правка®Очистить®Форматы

Задание

1. В столбце Числа выделите все ячейки с введенными числами (диапазон С5:С9).

2. Выполните команду: Правка®Очистить®Форматы. В ячейках восстановится формат Общий.

Форматирование текста

Форматирование текста предполагает установку или изменение отдельных атрибутов, таких как шрифт, размер шрифта, цвет, стиль шрифта, выравнивание текста и др.

В качестве примера рассмотрим следующую задачу.

Имеются данные итогов работы фирмы за квартал (в усл. ед).

Создать рабочую таблицу с расчетом итоговых данных по графам Приход и Расход.

Автоформатирование

Для облегчения форматирования программа Excel предлагает ряд готовых форматов таблиц (шаблонов). Выбор шаблона осуществляется командой: Формат®Автоформат…

Задание

1. Откройте Лист2 рабочей книги Учебный.xls.

2. Выделите диапазон ячеек B4:D8, в котором требуется отформатировать данные.

3. Выберите команду: Формат®Автоформат…

4. В появившемся диалоговом окне Автоформат выберите из списка шаблонов формат Классический 2 и щелкните на кнопке ОК.

5. Введите в таблицу данные.

6. В строке Всего подсчитайте итоговые суммы (см. рисунок ниже). Для этого в строке Всего надо выделить свободную ячейку и щелкнуть сначала на кнопке Автосумма на панели инструментов Стандартная, а затем щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул.

Установка атрибутов шрифта

Если предлагаемый шаблон формата не устраивает пользователя, то он форматирует таблицу по своему усмотрению, пользуясь панелью инструментов Форматирование и диалоговым окном Формат ячеек.

Задание

1. На Листе2 справа от созданной по шаблону таблицы выделите ячейку G4 и введите данные, как показано на рисунке.

2. Заполните строку Всего, подсчитав итоговые суммы.

3. Выделите диапазон ячеек G4:I4 с заголовками столбцов таблицы и установите следующие атрибуты:

Шрифт: Times New Roman

Размер: 12

Начертание: полужирный

Цвет: синий

4. Выделите диапазон ячеек G5:G7 с названиями месяцев и установите следующие атрибуты:

Шрифт: Arial

Размер: 10

Начертание: полужирный курсив

Цвет: зеленый

5. Выделите ячейку G8 со словом Всего и установите следующие атрибуты:

Шрифт: Times New Roman

Размер: 12

Начертание: полужирный

Цвет: черный

Форматирование содержимого ячеек таблицы Excel

Для придания содержимому ячеек различных форматов используется диалоговое окно Формат ячеек . Например, если речь идет о денежных единицах, то можно отображать данные в денежном выражении - USD 3 452,00. Если же задать для ячейки процентный формат, то ее значение будет снабжено символом "%".

Упомянутое диалоговое окно вызывается с помощью команды Ячейки меню Формат , команды Формат ячеек контекстного меню или посредством комбинации клавиш . Если в процессе работы это окно вызывается в первый раз, то открытой будет вкладка Число , в левой части которой находится список Числовые форматы . В этом списке форматы объединены в 12 категорий (рис. 2.11)

Рис. 2.11. Диалоговое окно "Формат ячеек", вкладка "Число", выбран элемент "Текстовый"

При выделении некоторых категорий в правой части диалогового окна открываются дополнительные списки, опции и поля, помогающие выбрать необходимый формат. По умолчанию всем ячейкам рабочего листа при создании новой книги присваивается формат "Общий".

ВНИМАНИЕ: Если после ввода в строку формул знака "+", "-" или "=" ожидаемые Excel значения для создания формулы не внесены и если введен текст и другие символы, программа воспринимает это как ошибку и возвращает значение #ИМЯ?. Это говорит о том, что она не понимает введенной формулы.

На рис. 2.12 показан вид ячейки Н5 в случае, если она содержит следующую формулу (в качестве третьего операнда по ошибке введен текст):

Рис. 2.12.

Если требуется, чтобы текстовая запись начиналась со знака "+", "-" или "=", необходимо задать ячейке текстовый формат. Выделите данную ячейку, вызовите диалоговое окно Формат ячеек и, перейдя на вкладку Число (рис. 2.11), в списке Числовые форматы выберите элемент "Текстовый".

Текстовый формат позволяет представить на экране число, формулу или функцию в виде текста. Вычисления в этой ячейке проводиться не будут. На рис 2.13 формула сложения двух значений содержится в ячейке Н5 , имеющей текстовый формат. Формула воспринимается как текст и в вычислениях участвует как текст или набор символов. Для того чтобы в данной ячейке производились вычисления, нужно задать ей числовой формат и снова ввести формулу.

Практически все вышеперечисленные действия можно выполнить, вызвав диалоговое окно Формат ячеек и выделив вкладку Шрифт. Эта вкладка позволяет выбрать вид, стиль начертания, размер и цвет литер шрифта.

Рис. 1.12. Диалоговое окно Формат ячеек, вкладка Шрифт

Просмотр табличной базы данных

Итак, база данных сотрудников создана. Ее файлу (книге) мы присвоили имя База. Если вы хотите вывести на экран всю табличную базу данных, попробуйте уменьшить масштаб представления листа. Однако если база данных велика, то масштаб придется уменьшить до такой степени, что трудно будет разобрать, какие данные в ней содержатся. Вы можете убедиться в этом, выделив диапазон ячеек А1:Ш 1, в котором расположена таблица, и выбрав в раскрывающемся списке Масштаб (рис. 1.13) элемент По выделению.

Рис. 1.13.

Если использовать нормальный масштаб, например 100%, то при просмотре левой части списка не будет видна его крайняя правая часть и наоборот. Если в списке несколько сотен записей, то при просмотре нижней его части не видна строка заголовков.

Чтобы работать с этим списком было удобно, нам необходимо видеть строку заголовков и три левых столбца, содержащих номер по порядку, табельный номер и фамилию работника. Существует несколько методов, позволяющих установить необходимый режим просмотра данных.